De btw-aangifte is elke kwartaal, of vaker, een groot frustratiepunt voor ondernemers. Onnodig, want het kan eenvoudiger en sneller. Hoe? Ikzelf heb geen papier meer, ik type bijna niet meer, maar af en toe kijk ik hoe het met de boekhouding gaat. Het kan automatisch en ik laat je het straks zien hoe. In onze digitale tijd kan zelfs de meest complexe taak met een klik op de knop worden vereenvoudigd. Dit kan door de juiste apps en software. Dus ook voor je boekhouding en belastingzaken. Wat men meestal vergeet te vertellen: het tijdrovende en geautomatiseerde ingewikkelde proces kan je leven alleen makkelijker maken als je het btw-aangifte PROCES weet te STROOMLIJNEN. En dat begint al met het maken van je factuur. Hierdoor wordt de rest van je administratie en dus ook de btw-aangifte eenvoudiger, minder werk en sneller.
Laatste update: 7 juli 2023 door boekhouder Elma de Bruijn
Wil je direct starten met online btw-aangifte?
Wanneer automatisering van de btw-aangifte om de hoek komt kijken, schrikken veel ondernemers en vragen zich af:
Het zijn veelvoorkomende vragen van ondernemers, maar ontspan en het laat het volgende tot je doordringen. Mijn ervaring als boekhouder is dat met een beetje ondersteuning dm.v. Q&A app uitwisseling en aansturing via (jaarlijkse) controles de ondernemers de basis boekhouding helemaal zelf doen.
Ik heb een paar redenen op een rijtje gezet waarom automatische btw-aangifte beter voor je is, namelijk:
Door over te stappen op een geautomatiseerde en online werkwijze vermijd je stress en fouten die vaak gepaard gaan met handmatige berekeningen.
Je hebt minder uitstelgedrag (en dat leidt meestal tot een minder goede financiële situatie, blijkt uit onderzoek). Je wordt er innerlijk rustig van, wat zorgt voor een betere focus en aandacht voor je bedrijf en klanten.
Je voorkomt fouten in je aangifte. Mijn huidige klanten die online boekhouden hoef ik nauwelijks aan te sturen op omzetbelasting-fouten. Ze leren het makkelijk aan doordat je slimme trucjes gebruiken die hun administratie foutloos automatiseert. Minder fouten betekent ook minder uitgaven aan mij als boekhouder.
Bovendien heb je geen eHerkenning of DigiD meer nodig voor je btw-aangifte, waardoor het proces nog soepeler verloopt.
Ongeveer 90% van mijn klanten doet zelf de btw-aangifte. Dit heb ik meer dan 10 jaar geleden al sterk gestimuleerd. Een klant, een VOF-er, doet wel zelf boekhouden, maar weigerde zelf eHerkenning aan te vragen en daarom doe ik allerlei belastingzaken voor hen. Jij kunt dus onafhankelijk zijn van een accountant of boekhouder als het om de btw-aangifte gaat.
In dit artikel help ik je verder met je keuze voor online btw-aangifte. We bespreken specifieke voordelen en ik laat zien populaire boekhoudsoftware en apps geschikt voor jou als ‘kleine’ ondernemer.
Wil je direct beginnen zonder mij?
Stel je eens voor: je btw-aangifte wordt sneller, eenvoudiger en efficiënter dankzij de kracht van technologie. Je kunt jezelf belonen omdat je het zo goed hebt geregeld. Geen gedoe meer elke maand of elk kwartaal.
En hoe zou het zijn als ...
De belofte van online tools en apps voor btw-aangifte je daadwerkelijk ontlasten van je boekhouding. Wat doet het met je als je tijd bespaart, minder fouten maakt en gemakkelijker toegang hebt tot je belastinggegevens? Stel het je eens voor … op tijd weten hoeveel omzetbelasting je moet reserveren, zodat je weet hoeveel geld je kunt investeren in je bedrijf. Niets is zo vervelend als het op het laatste moment geld bij elkaar moeten sprokkelen voor je btw-afdracht tijdens de aangiftemaand.
Met boekhoudsoftware kun je je concentreren op wat echt belangrijk is: het laten groeien van je bedrijf. Ik heb de belangrijkste voordelen verder uitgereikt met praktische tips die je direct kunt toepassen.
Ken je mijn uitspraak: Meer dan 80% van je boekhouding is al gedaan zodra je betaalt en betaald wordt? Dit zegt alles!
Recentelijk keek een klant me verbaasd aan via het ZOOM-scherm. Ze komt één keer paar jaar bij me komt voor belastingaangifte. Ik gaf haar extra tips hoe ze haar boekhouding verder kan automatiseren. Ze keek me verlangend aan toe ik zei: "Vroeger was ik aan het typen. De laatste jaren aan het tikken. En nu? Af en toe herinner ik me er aan om even te kijken naar mijn boekhouding of alles goed verloopt."
Dit is efficiëntie! Ook ik als boekhouder wil nooit lang bezig zijn met mijn eigen boekhouding. Ik heb ook andere dingen te doen;-)
Met automatisering is er minder kans op menselijke fouten in je berekeningen en/of betalingskenmerken, waardoor je boetes kunt vermijden. Er zijn softwaretools zoals MoneyBird die je zelfs herinneren dat je de btw-aangifte moet doen, dus je hebt nooit meer kans op een te-laat-boete.
Een veelgestelde vraag over mijn Excel-template is: gaat de btw-berekening wel goed?
Natuurlijk!
Onlangs kreeg een klant een extra aanslag omdat er een verkeerd betalingskenmerk was gebruikt. Dan kom je in de problemen met de Belastingdienst, wat voor een ondernemer erg wanhopig kan zijn.
Je kunt je aangifte overal en altijd doen, zolang je maar een internetverbinding hebt.
Vanachter je bureau, in je luie stoel, in Nederland of in het buitenland kun je met slechts één druk op de knop je btw-aangifte doen. Je kunt zelfs direct betalen met iDEAL. De Belastingdienst heeft dit zelfs geïntegreerd in hun eigen software.
Deze dienst is ook ingebouwd in online boekhoudprogramma's zoals e-Boekhouden.
Digitale aangiftes worden sneller verwerkt, dit is al langere tijd een trend bij de Belastingdienst. Maar jij bent ook sneller klaar, vooral als je een bankkoppeling hebt met je online boekhoudprogramma en filters hebt die je boekhouding automatiseren. Jij bepaalt zelf de mate van automatisering, dus je hebt alles zelf in de hand ... simpel, snel en moeiteloos.
De meest gehoorde feedback van mijn klanten is dat hun boekhouding geen chaos meer is dankzij de software.
De fouten die ik tijdens een (jaarlijkse) controle in hun boekhouding vind, zijn dan ook minimaal.
Daarnaast kun je er ook voor kiezen om alle documenten op één plek te bewaren. Stel je voor: je ontvangt een e-mail met een factuur en stuurt deze door naar software, waar je deze direct kunt verwerken in je boekhouding. Nooit meer bonnetjes kwijtraken. Alles op één plek.
En er is meer, nog meer …
Herken je dat? Even het rapport voor de omzetbelastingaangifte uitprinten voordat ik de aangifte kan doen? Zelf heb ik een enorm groot scherm, dus printen komt bijna nooit meer voor wanneer ik gegevens vergelijk en kopieer.
Uit mijn praktijk blijkt dat digitalisering in de afgelopen 5 à 7 jaar het gebruik van papieren documenten drastisch heeft verminderd tot bijna nul. Er zijn (helaas) nog maar 2 klanten die documenten in een map aanleveren (hoewel de basisboekhouding wel in een Excel-template wordt bijgehouden). Het is goed voor het milieu en zorgt voor een beter overzicht! Ik ben er blij mee.
What the world really needs is more love and less paperwork
Pearl Baily (1918-1990) – actrice en zangeres
Aan de vooravond dat AI (kunstmatige intelligentie) onze banen en bedrijven overnemen, is dit voordeel cruciaal voor je administratie-verplichting. Mijn favoriet is bijvoorbeeld wanneer je een webshop hebt, kunnen je verkoopfacturen automatisch verwerkt worden in je boekhoudsoftware. Hierdoor blijft je btw-aangifte altijd up-to-date en krijg je nooit onverwachts hoge omzetbelasting-aanslagen.
Online software wordt automatisch bijgewerkt om te voldoen aan de nieuwste belastingwetten en regelgeving. In januari 2020 is het lage btw-tarief verhoogd van 6% naar 9%. Met online boekhoudprogramma's en aangiftesoftware is dit geen enkel probleem. Dit geldt echter niet voor Excel-boekhouding templates, waardoor er verkeerde btw-aangiftes kunnen worden voorbereid.
P.S. Ben je een boekhouder of accountant, en op zoek naar software waarmee je ondernemers goed kan helpen? Ik raad je Nextens aan. Zij zijn sneller met adviezen over fiscale veranderingen dan jij kunt bijhouden. Dit voegt bijzondere waarde toe voor je klanten.
Met software van slechts €10 tot €30 per maand, exclusief btw, verdien je je investering razendsnel terug doordat je minder tijd hoeft te besteden aan administratie. Vroeger zeiden ze altijd: tijd is geld. Maar ik zou het nu anders verwoorden: tijd is vrijheid! Het geeft je de vrijheid om te genieten van je privéleven of om meer klanten aan te trekken.
Ik ben dol op de onderstaande beelden. Aan de cijfers zie ik direct dat mijn boekhouding automatisch is afgehandeld. En ik weet wat mijn banksaldo is (€18.34). Daarnaast weet meteen hoeveel omzetbelasting ik wekelijks moet apart zetten. Geweldig, toch?
P.S. Het bedrag á €18.34 op mijn bankrekening is absoluut niet representatief voor mijn situatie (bijna financieel vrij). Want ik heb ook een geautomatiseerde regeling ingesteld waarbij het geld boven een bepaald bedrag automatisch naar een spaarrekening gaat. Het maakt deel uit van mijn strategie voor financiële overvloed. Dit kan ik eenvoudig doen door simpele automatisering. Hoe handig is dat?!
Hoe meer je digitaal regelt, hoe soepeler het contact met de Belastingdienst verloopt en hoe minder gedoe je hebt. Je wilt niet weten hoe vaak papieren bezwaarschriften verdwijnen bij de Belastingdienst. Alleen aangetekende brieven overleven de bureaucratie.
Met automatische btw-aangiften voorkom je dit soort situaties. En dat is precies wat je wilt, want je wilt je focus en energie richten op je bedrijf!
Leuk, die voorbeelden, maar niet alle online boekhoudprogramma's zijn gelijk als het gaat om digitale btw-aangifte. Het maken van de juiste keuze kan het verschil betekenen tussen frustratie en belastinggeluk. Dus, hoe kies je de juiste tool voor je btw-aangifte?
Waar je aan mag denken is:
Neem bijvoorbeeld dropshipping, wat trouwens ook juridische verschillen en consequenties met zich meebrengt.
Of denk aan je online trainingen of semi-online coachingsmodules: hoe ontvang je snel je geld? En hoe zorg je ervoor dat je verkoopfacturen correct worden verwerkt in de boekhouding als je bijvoorbeeld het fantastische betaalportaal Plug & Pay gebruikt?
Of als je internationeel (bijvoorbeeld Belgie) veel verkoopt aan particulieren, hoe ga je dan om met de btw-aangiften?
En als je als ondernemer voor de overheid werkt, voldoen je facturen dan aan de eisen van de overheidsorganisatie? Zijn ze UBL ready?
Dus, ben jij een zzp'er die op zoek is naar een simpele oplossing? Of run je een klein bedrijf, met of zonder personeel, dat te maken heeft met ingewikkeldere belastingvereisten? Misschien heb je sterke financiële controle nodig omdat je lager marges en hoge advertentiekosten hebt. Neem even de tijd om jouw opties te overwegen, zodat je de perfecte tool voor jou kunt vinden.
Begin daarom met het maken van een lijst met eisen, wensen en verlangens. Stel jezelf verwachtingen van wat je wilt bereiken, zoals:
- Ik wil de administratie met meer dan de helft verminderen.
- Ik wil de bonnetjes zonder gedoe goed gearchiveerd hebben in het systeem.
- Ik wil financiële rust krijgen door middel van gedegen cijferanalyse.
- Ik wil de kosten die mijn medewerkers maken gecentraliseerd hebben.
- Ik hoef de btw-aangifte niet volledig geautomatiseerd te hebben, omdat ik controle wil behouden over wanneer ik wat betaal.
En nog meer ...
Ga vervolgens in detail na hoe je deze verwachtingen kunt waarmaken. Welke eisen zijn er dan nodig? De online boekhoudsoftware vergelijker van zelfboekhouden.org kan je hierbij helpen.
Je kunt hier een voorbeeldlijst van eisen, wensen en verlangens downloaden (voor verschillende branches). Als ik een factuur betaal, wil ik deze direct kunnen archiveren in de software.
Excel boekhouding is perfect voor start-up, maar al snel wordt je een administratie een chaos. Online boekhouden is de beste wijze om je btw-aangifte te automatiseren. Offline boekhoudprogramma's lopen inmiddels ook achter.
Dus gaan we verder met ...
Er zijn veel geweldige boekhoudsoftware en apps die je kunnen helpen bij je btw-aangifte. Of je nu een fan bent van gebruiksvriendelijke interfaces, geavanceerde functies, of budgetvriendelijke oplossingen, er is een digitale tool voor jou.
Omdat we ons concentreren op automatische btw-aangifte en directe kunnen betalen, heb ik een voorselectie voor je gemaakt. Naast de Belastingdienst-link en iDEAL is het ook belangrijk dat je bijvoorbeeld een automatische bankkoppeling bent. Bovendien, zoveel mogelijk je reguliere kosten automatisch kan wegboeken. Tenslotte, een app is reuzehandig als je in je luie stoel zit, of zoals ik met regelmaat in mijn vakantiestoel.
Ik kom dan op de volgende top 5 (voor zzp’ers en mkb’ers):
Wil je een volledig vergelijk toepassen, dan raad ik je de boekhoudsoftware vergelijker aan.