Boekhouding sportclub hulpgids: advies en tools
arrow_drop_up arrow_drop_down
boekhouding sportclub:  kies je boekhoudprogramma

Boekhoudsoftware voor sportclubs – je financiën in topconditie

Om met een geweldig cliché in huis te vallen: sporten is niet alleen gezond, maar vooral ook een sociaal gebeuren. Overal in Nederland komen mensen bij elkaar om samen te voetballen, te schaatsen, darten, (tafel)tennissen, gewichten te heffen, verdedigingssporten te leren, fierljeppen, en ga zo maar door. Zelfs de kleinste gemeente telt verschillende sportclubs en dat is natuurlijk één en al plezier. Of toch niet?

Penningmeesters, een ras apart

We willen de pret niet bederven maar ook sportverenigingen zijn onderworpen aan belangrijke boekhoudkundige en financiële verplichtingen. Gevraagd of ze penningmeester willen zijn van hun sportvereniging, laten de meeste sportfanaten die kelk liever aan zich voorbijgaan. Want laten we eerlijk zijn: er zijn prettiger dingen dan tot ’s avonds laat je hoofd breken over grootboeken en debet- en creditposten die met geen stokken gelijk te krijgen zijn. Niet iedereen is uit het geschikte hout gesneden om deze, soms ondankbare taak op zich te nemen.

Maar de boekhouding doen van je vereniging hoeft helemaal geen onoverkomelijke horde te zijn. Een goed online of offline boekhoudprogramma betekent voor iedere sportvereniging een zware last die van hun schouders valt (en dan hebben we het vooral over die ‘arme’ penningmeesters onder ons).

Boekhoudkundige hordes voor sportverenigingen

Sportverenigingen, al of niet met rechtspersoonlijkheid, krijgen dagelijks te maken met financiële verplichtingen. Van het innen van de contributies, de kantine, entreekaartjes voor wedstrijden, betaling van rekeningen tot het organiseren van tombola’s en spaghetti-avonden, de bestuursleden van sportclubs moeten ervoor zorgen dat de financiële conditie van hun vereniging tiptop in orde is. Een puik boekhoudprogramma brengt soelaas, maar er zijn wel enkele dingen waar je als sportvereniging op moet letten bij de keuze voor een boekhoudpakket.

* Ledenadministratie en innen van contributies: 

Sporten is leuk en dat moet het vooral ook blijven. Geen enkele penningmeester wil deur aan deur gaan om achterstallige contributies te moeten innen. Met een boekhoudprogramma kan dit echter gewoon digitaal en bespaar je jezelf een hoop kopzorgen en soms gênante situaties. Er zijn immers altijd wel enkele deugnieten die hun contributie ‘vergeten’ te betalen. Een digitale ledenadministratie doet dit gewoon allemaal automatisch voor jou!

* Rekeningen beheren vanuit één dashboard: 

Ook voor sportverenigingen geldt de harde realiteit dat er op het einde van de maand rekeningen betaald moeten worden. Denk aan huurgelden, elektriciteitsrekeningen, verzekeringen, de brouwer (bij sommige sportclubs de belangrijkste schuldeiser), en noem maar op. Dankzij een goed boekhoudprogramma beheer je deze vaste en variabele kosten gewoon vanuit één enkele plaats, inclusief link naar online bankieren.

* Grootboekschema’s en journalen: 

Met boekhoudsoftware voor sportverenigingen hoeft de opmaak van grootboekschema’s en journaalposten geen zware worstelpartij meer te zijn. Een boekhouding van een vereniging voeren, kan zo simpel zijn als het invoeren van de correcte bedragen!

* Kantinebeheer: 

De kantine is, laten we eerlijk zijn, vaak hét kloppend hart van een sportvereniging. Na een lekker potje voetbal nog enkele pintjes pakken met de ploegmakkers, bestaat er iets beter? (Voor sommigen overigens de reden nummer één waarom ze zich überhaupt bij een sportclub aansluiten). Maar ook hier moet de penningmeester erover waken dat die dorstige leden de kas niet draineren.

* Btw-aangifte: 

Hoewel sportverenigingen in de regel vrijgesteld zijn van de btw, zijn er heel wat situaties waarin je toch met deze omzetbelasting te maken krijgt. Zo zijn bijvoorbeeld de entreekaartjes wel onderworpen aan het btw-tarief van 9% en ontsnappen ook fondsenwervende nevenactiviteiten niet aan de btw wanneer ze de vrijstellingsdrempel overschrijden (anno 2020: 31.765 euro voor diensten en 68.067 euro voor goederen). Ook dit fiscale aspect kan je vrijwel helemaal aan een boekhoudprogramma overlaten.

* Salarisadministratie versus vrijwilligersvergoedingen: 

Ben je een kleine sportvereniging dan kan je wellicht rekenen op die sympathieke, gepensioneerde materiaalman of immer goedlachse kantinebazin. Die lieve mensen hun vrijwilligersvergoeding moet natuurlijk ook gewoon betaald worden. Dat is wel het minste wat die drijvende krachten achter jouw sportclub verdienen. Ben je een ietwat grotere vereniging dan heb je misschien werknemers in dienst. In dat laatste geval neemt een boekhoudprogramma praktisch de hele loonadministratie over.

* De talrijke nevenactiviteiten: 

De epische uitstapjes, teambuildingweekendjes, bonte avonden en nieuwjaarsborrels. Ook dat brengt nogal eens wat administratie met zich mee – een boekhoudprogramma op maat van je sportclub vermijdt wellicht een financiële kater.

Boekhoudsoftware voor sportclubs en continuïteit

Zij die de eer en het genoegen hebben gehad om penningmeester te zijn van hun favoriete sportclub weten waarover we het hebben. De huidige secretaris hangt zijn voetbalschoenen of wielertenue aan de haak en geeft de fakkel over aan de nieuwe generatie. Dat is vaak het ogenblik waarop de poppen aan het dansen gaan: belangrijke documenten zijn plotseling zoek en soms vallen er ook financiële lijken uit de kast.

Dankzij een fatsoenlijk online boekhoudprogramma heb je alle belangrijke gegevens gewoon in de cloud en is de continuïteit van je geliefde sportvereniging gegarandeerd. Als sportvereniging ben je overigens verplicht om de financiële gegevens zeven jaar lang te bewaren. Nog een reden te meer om voor de boekhouding van je sportclub te kiezen voor een online boekhoudprogramma of offline boekhoudpakket mét back-up.

Online boekhouden voor sportclubs: een binnenkoppertje

In een sportvereniging wil je vooral uitblinken op het voetbalveld, de schaatsbaan of de wielerpiste. Om de sportieve successen te blijven opstapelen, is het belangrijk dat je als sportvereniging ook financieel in topconditie bent. Met een goed boekhoudprogramma is die boekhouding een binnekoppertje!

Voor een uitgebreidde vergelijking van software adviseer ik je de online boekhoudprogramma's vergelijkingstool.