Boekhoudprogramma's voor webshop: meer geld verdienen en tijd besparen

Webshop & online ondernemer kiezen voor automatische koppelingen met online boekhoudprogramma. Ontdek hoe online boekhouden je webshop naar nieuwe successen tilt – meer winst, minder gedoe!  Maak de beste keuze voor boekhoudsoftware dat past bij je webshop door deze vergelijkingsgids.

Laatste update: 20 augustus 2024 door Elma de Bruijn

Redactionele Disclaimer: Elma de Bruijn, ondernemer en boekhouder, test en beoordeelt software met een 3-stappenmethode. Ze ontvangt commissie bij aankopen via links, wat gratis content via deze site voor kleine ondernemingen mogelijk maakt. Lees hier haar beoordelingsmethode. 

Wat is een goed boekhoudprogramma? | Top 5 voor Webshops

Als je enthousiast bent over je webshop en deze ook groeit, dan is de realiteit dat je flink tegen administratieve rompslomp aanloopt. Die tijd wil je anders besteden, want het is al lastig genoeg je webshop rendabel te maken. Je wilt slagen, dus wil je het best passende boekhoudsaftware bij jou webshop. Maar wat is goed?

Hier is zo dadelijk het geheim, maar eerst de top 5 populaire boekhoudprogramma's voor webshops op basis van reviews, onderzoek en mijn ervaring als boekhouder met veel online business klanten.

1. e-Boekhouden.nl - Beste van populairste onder starters

Bijzonder populair.. Compleet, veel gebruikt  door zzp'ers en gratis voor starters, 15 maanden lang; een no-brainer. Ik heb ook ervaren dat het team leuke mensen bevat en goed werk verrichten. Dus denk hier even over na: "Ja, ik wil ook (gratis) aan de slag met e-Boekhouden.nl!"

2. MoneyBird - Populair onder online business eigenaren

Het is populair bij online bedrijven én webontwikkelaars, die het vaak aanraden omdat de integratie met webshops en betaalsystemen snel en eenvoudig is. Waar wacht je op?  "Ja, ik wil mijn boekhouding zorgeloos regelen met MoneyBird!"

3. Snelstart - Beste software die meegroeit met je bedrijf

Uitstekend als je ambitieus groot is voor je webshopgroei. Inrichting direct klaar voor je toekomst als je bijvoorbeeld met personeel gaat werken.  Dus ... versterk je business >> "Ja, ik wil mijn toekomst veiligstellen met Snelstart"

4. Acumulus - Beste voor zzp'ers/vof'er met online business/webshop

Als je alles zelf wilt doen, zonder boekhouder; ook moeilijke boekingen zijn eenvoudig; een beetje non-fancy uiterlijk, maar ze staat wel persoonlijk voor je klaar, weet ik door veel, fijne klantenervaringen. Super voor webshops met veel makkelijke integraties. Heb je een online business? Pak dit op: "Ja, ik wil simpel boekhouden en snel betaald worden met Acumulus!"

5. Exact Online - Beste (boekhoud-)software voor grotere webshop 

Ze zijn nummer 1 binnen MKB. Ontelbare samenwerking met andere software leveranciers waardoor je webshop en boekhouding in verre mate kan automatiseren. Slimme zet voor kleine webshops ( minder dan €500.000 omzet) die groter willen worden.  Stel je voor:  "Ja, ik wil mijn bedrijf laten groeien met slimme administratie via Exact!"

Dit is de top 5, maar er is meer te ontdekken in dit artikel, zoals welke boeksoftware past bij jou webshop platform, maar eerst...

Welke type boekhoudprogramma heb je nodig?

Een webshop zonder boekhoudprogramma vragen om een grote administratielast. De meeste ondernemers die een online business willen hebben, vergeten dit als ze opstarten: Excel is geen optie! 

De drempel om een eigen webwinkel te beginnen is enorm verlaagd. Denk bijvoorbeeld aan dropshipping, verkopen via Bol.com en Amazon, self-publishing van je boek of online trainingen. Dit is bijzonder fijn, want het geeft kleine ondernemingen kansen op groei zonder hoge investeringen en hoge maandelijkse kosten. Internet is net als de introductie van de locomotief: baanbrekend en het zet de wereld op z'n kop. En AI (artificial intelligence) versterkt het gigantisch, ook AI in de boekhouding.  

Niets is meer hetzelfde, dus pak de kansen die er nu zijn. Het enige dat men in principe nodig heeft, is een domeinnaam, hosting en webwinkelsoftware. En een verlichting voor je administratieve druk en daarmee gaan we je graag helpen.

Gelukkig zijn er tegenwoordig verschillende boekhoudprogramma's die speciaal zijn ontwikkeld voor webshop.  Deze programma's kunnen eenvoudig geïntegreerd worden met webwinkelsoftware en bieden een verlichting voor de administratieve last. Denk naast het bekende Woocommerce ook aan populaire SaaS-platformen zoals:

• Spotify
• Lightspeed
• Wix
• Snelstart -> boekhoudsoftware geintergeerd met webshop software

en meer...

Hun software zorgen voor eenvoudige, automatische koppelingen,  geintegreerd worden met boekhoudsoftware, waardoor handmatig en overbodig administratiewerk wordt bespaard.  Bovendien zijn er ook hoog converterende betaalpagina's zoals IMU Plug&Pay en Linktopay die het helemaal kinderlijk eenvoudig maken voor online ondernemers.

De boekhouding voor een webshop is simpel te maken

De ervaring die ik met de meeste, kleine webshop eigenaren heb is dat ze zich vergissen wat de wesbhop administratie inhoudt. Ze verliezen ook veel geld door hun voorraad. En toch is de boekhouding eenvoudig te maken.

Kijk wat de ondernemer in de video heeft gedaan om met plezier te blijven ondernemen:

Deze video is gemaakt door mijn samenwerkingspartner e-Boekhouden.nl - (gratis) online boekhouden voor kleine webshops. Zij stimuleren stressvrij online boekhouden en nemen je zorgen weg rondom complexe financiële taken. Ontdek hier hoe e-Boekhouden.nl je boekhoudkosten helpt verlagen >>

In deze gids zullen we de verschillende opties voor boekhoudprogramma's voor webshops verkennen

Deze behoren tot de beste boekhoudsoftware en bieden uitgebreide online koppelingen, waaronder integraties met webshops en betaalproviders. We zullen ook ingaan op de vraag hoe je deze boekhoudprogramma's kunt koppelen aan je webshop.

Ook voor de leek is het vandaag de dag toegankelijk om een webwinkel te starten en te managen. En toch struikelt men vervolgens vaak over de webshop boekhouding en het verwerken van facturen. Daarom heb ik deze gids gemaakt, die je binnenkort kunt downloaden als PDF-naslagwerk. In deze gids ontdek je hoe je met het juiste boekhoudprogramma meer geld kunt verdienen en minder tijd kwijt kunt zijn, zodat jij je kunt richten op het laten groeien van je webshop en het bieden van een uitstekende klantbeleving.

Dus waar wacht je nog op? Laten we samen ontdekken hoe je de financiële gezondheid van je webshop kunt optimaliseren en je administratieve taken kunt vereenvoudigen!

Maar eerst een paar goede opties voor online boekhoudprogramma's, mocht je direct aan de slag willen.

1.  e-Boekhouden.nl 

Ons oordeel:  Beste software van de populairste onder starters

Review: 9,4 (1361+ beoordelingen)

Prijs:  Start bij €9,95 per maand beperkt tot 240 boekingen per jaar.  Voor een webshop kom je direct in het hogere tarief terecht á €24 per maand.

e-Boekhouden.nl  een ongekend eenvoudig boekhoudpakket voor zzp'ers. Maak gebruik van boekhouden, factureren gekoppeld aan je webshop , urenregistratie en de gratis app. Nú maar liefst 15 maanden gratis voor starters! 

Probleemloze Integratie met Je Webshop

Voor ondernemers met een webshop biedt e-Boekhouden.nl naadloze integraties met verschillende webshopsystemen (zie onderstaande visueel overzicht). Dit betekent dat al je verkopen automatisch worden bijgehouden in je boekhouding. Geen gedoe meer met handmatige invoer en aanzienlijk minder kans op fouten.

Door deze automatisering bespaar je een hoop tijd en moeite bij het controleren van facturen, geldstromen en btw-tarieven.  Deze aspecten kunnen vaak complex zijn voor boekhouders, accountants of belastinginspecteurs als de systemen niet goed geïntegreerd zijn.

Krachtige API Koppelingen voor Maatwerk

Heb je specifieke wensen voor je boekhoudsysteem? Geen probleem! Met e-Boekhouden.nl kun je zelf een API-koppeling maken tussen je webshop en het boekhoudpakket. Dit geeft je de vrijheid en flexibiliteit om het systeem helemaal af te stemmen op jouw unieke bedrijfsbehoeften. Zo zorg je ervoor dat je boekhouding altijd perfect aansluit bij je bedrijfsprocessen.

Dus denk hier even over na: "Ja, ik wil ook (gratis) aan de slag met e-Boekhouden.nl!"

Test e-Boekhouden.nl Gratis

Dit zeggen gebruikers over e-Boekhouden:

Het beste deel van e-Boekhouden:

1.  [support] Een gedreven team staat klaar om ondernemers echt te helpen hun administratie te reduceren, met gratis trainingen, Youtube video's en een uitstekende helpdesk. Als webshop-eigenaar ben je natuurlijk van plan om de facturatie direct goed op orde te hebben.. Extra hulp via helpdesk is een zegen.
2.  [app boekhouding] De mobiele app biedt volledige functionaliteit. Fijn om snel te checken of facturatie van een nieuw product goed gaat. Of snel inzichtelijk te hebben of je ads vruchten opleveren met voldoende marge.
3.  [opstart] Gratis voor startende ondernemers, 15 maanden lang zonder verplichting.

#1 minpunt:

Voor een webshop is de klantenjourney en design essentieel voor meer conversie van bezoekers naar kopers. Je zult een tikkeltje teleurgesteld worden dat fancy design minder belangrijk is voor hen, omdat de missie duidelijk is: boekhouden makkelijk én betaalbaar maken. De Scan & Herken-functie voor bonnetjes en inkoopfacturen mag er dan ouderwets uitzien, en dat maakt een opstart lastig, maar het is wel effectief.

Heb je te maken met OSS-regeling ? (one Stop Shop voor BTW aangifte in EU)

e-Boekhouden heeft heldere instructies gemaakt hoe je dit kan verwerken. Het is wel handmatig en dus tijdrovend.

Een voorbeeld van een instructie om de buitenlandse btw goed te verwerken is deze:

Een volledige beschrijving kun je hier downloaden. Hiermee krijg je een gevoel of het design van de software pagina's en de support van e-Boekhouden.nl je aanspreekt

Persoonlijke ervaring boekhouder Elma

Ik werk intensief samen met e-Boekhouden en weet dat het bedrijf een superfijn team heeft, gedreven is en het hart op de juiste plaats heeft om kleine ondernemingen te helpen met hun boekhouding. Het is dus een betrouwbare en prettige partner.

Mijn tip: als webshop eigenaar zou ik de software eerst goed uittesten om te zien of de facturatie goed verloopt vanuit de webshop. Vooral als je te maken hebt met de EU BTW-aangifte. Je webwinkel geeft vaak ook instructies hoe je de koppeling kunt instellen waardoor de facturatie in éé'n keer goed gaat.

Start Gratis met e-Boekhouden.nl

2.  MoneyBird

Ons oordeel:  Prima software voor zzp'ers die alles in 1 willen hebben, zoals geintegreerde bankrekening van MoneyBird zelf. Populair bij websitebouwers, dus voor online business.

Review: 8.6 (820+ beoordelingen)

Prijs:  Start bij €14 t/m €35 en stijgt dus bij toename transacties. Webshops betalen snel het hoogste tatief.

Plezier in je financiële zaken met het boekhoudprogramma van Moneybird. Al meer dan 200.000 ZZP'ers en MKB'ers gingen je voor! Veel gebruikt door online business eigenaren. Het heeft een eigen bankrekening-integratie. Hierdoor heb je geen dure bankrekening meer nodig, wat uniek is. Dit betekent dat de software zichzelf (bijna) terugverdiend door deze zakelijke rekening besparing.

Voor webshop eigenaar biedt MoneyBird veel kansen om de facturatie en bijbehorden (EU) btw-aangifte goed te regelen. Het vergt wel enige aandacht bij de opstart en dus slimme tips, opmaat van MoneyBird en hun partners.

Er zijn buitengewoon veel type webshopkoppelingen te maken (ook met Bol.com, Paypal, Mollie etc):

Waar wacht je op?  "Ja, ik wil mijn boekhouding zorgeloos regelen met MoneyBird!"

Test Moneybird Gratis

Dit zeggen gebruikers over MoneyBird:

Het beste deel van MoneyBird:

1. [gebruiksgemak] Streeft naar simpele integratie. Ze werken samen met een gespecialiseerde partner voor een webshop-koppeling waar je max. €10 per maand voor betaald. Hierdoor zal de koppeling altijd up-to-date zijn.

2. [compleetheid] Populair als verlengstuk van je online business waar de facturatie meestal plaats vindt  (in webshop omgeving of betaalpagina). Door een btw-rapportag filter zie je de bedragen en tarieven gesplitst naar EU-land.

3. [klantgericht] Blijft innovatief en heeft sterke focus op luisteren naar behoeften van de gebruiker, meestal een zzp'er. Je kunnen je dus goed helpen met je webshop-administratie.

4. [opstart] Moderne interface met dashboard met handige cijfers, fijn voor de opstart en groei van je bedrijf.

#1 minpunt:

Je moet het traditionele systeem van dubbel boekhouden volgen. Dit is namelijk geen verplichting van de Belastingdienst. Dit betekent dat je eerst de uitgavenfacturen moet inboeken voordat je ze kunt koppelen aan je bankbetalingen (wat ook noodzakelijk is). Ondanks de moderne en gebruiksvriendelijke interface, kan de juiste inrichting bij de opstart als uitdagend worden beschouwd.

Heb je te maken met de OSS-regeling (One Stop Shop voor btw-aangifte in de EU)?

Het kan even zoeken zijn om dit correct in te stellen. Bijvoorbeeld: je moet de btw-tarieven zelf invullen, zoals blijkt uit dit overzicht van instellingen. Gelukkig maar eenmalig. ;-)

IHet instellen van de EU-btw-tarieven in het Moneybird-menu moet handmatig gebeuren. Ik raad je aan om contact op te nemen met de helpdesk voor advies over welke instellingen je moet aanpassen. Als starter weet je mogelijk niet wat elke instelling precies betekent. Het goede nieuws is dat je online in eenvoudige stappen wordt geholpen, zoals blijkt uit de onderstaande screenshot.

Start MoneyBird's rocedure voor het instellen van EU-btw-tarieven in processtappen:

Btw-rapportage

Na enig doorzettingsvermogen kun je een btw-rapportage voor de OSS's btw-aangifte opstellen, wat elk kwartaal veel tijd kan besparen. Dit is echt top en voorkomt dat je moeilijke rapportage uit je webshop moet halen en handmatig nog berekeningen mag doen (zoals bij Woocommerce).

Persoonlijke ervaring van boekhouder Elma

In mijn mening is MoneyBird lastig om te controleren op een correcte btw-aangifte en jaarrekening. Dit is vooral belangrijk voor een webshop, omdat de geldstromen en facturatie complexer zijn. Als boekhouder ben ik daarom geen grote fan. Maar het gaat om de ondernemer;-)

Met enig intuïtief zoeken en het opvolgen van instructies kunnen ondernemers snel hun basisadministratie op orde krijgen. Als je in het begin goed samenwerkt met MoneyBird en hun partners, zal de facturatie en btw-aangifte goed verlopen voor je webshop. Tijdbesteden aan een goede opstart zal je uiteindelijk ellende, tijd en geld besparen.

Waar wacht je op?  "Ja, ik wil mijn boekhouding zorgeloos regelen met MoneyBird!"

Zorgeloos met Moneybird

3. Snelstart

Ons oordeel:  Beste boekhoudsoftware die meegroeit met je bedrijf

Review: 9.0 (1080+ beoordelingen)

Prijs:  Start bij €18 per maand; max. €33 per maand

En wil je je webshop laten groeien en toch je winstmarges onder controle houden, dan is de op maat module inHAndel een aanrader.

Snelstart Online biedt een uniek online boekhoudprogramma dat zelfs in de desktopversie uitgebreider is. Het is ideaal voor ambitieuze webshop-ondernemers die voorbereid willen zijn op groei, zonder dat hun kosten dramatisch snel stijgen. Een van de problemen van webshops die willen opschalen.

Dus ... versterk je business >> "Ja, ik wil mijn toekomst veiligstellen met Snelstart"

Test Snelstart Gratis

Dit zeggen gebruikers over Snelstart:

Het beste deel van Snelstart: 

1. [compleetheid] Software groeit mee met je bedrijf. Extra modules beschikbaar voor grotere webshops
2. [gebruiksgemak] Veel integratiemogelijkheden waardoor facturen, bonnetjes en banktransacties automatisch worden verwerkt. En ook voor verwerken van terugzendingen en refunds.
3. [support] Gratis voor nieuwe gebruikers: 7-stappenplan, online trainingen en persoonlijk advies waardoor je effectief aan de slag gaat.
4. [gebruiksgemak] Naast de webversie is er ook een desktopversie beschikbaar; vrij uniek.

#1 minpunt:

Bij een iets afwijkend administratieproces is extra handmatig werk nodig. Er zijn oplossingen voor bedrijven zoals webshops, gastouderbureaus en online businesses, maar dan moet je wel je weg weten in de software. Start daarom met het gratis adviesgesprek voor webshop-eigenaren.

Persoonlijke ervaring boekhouder Elma

Ikzelf werk weinig met Snelstart, mede omdat ik de keuze heb gemaakt om geen MKB'ers meer te ondersteunen, wegens tijdsgebrek (dus in mijn niche, online business en zzp'ers,  werk ik niet meer met Snelstart). Wat ik heb meegekregen vanuit mijn netwerk is dat ze professioneel blijven verder groeien. Iets wat ik ook heb gesignaleerd nadat ze online zijn gaan werken. Snelstart's minpunt is dus aan te aanpakken door intens samen te werken met hun helpdesk.

Uit online reviews op platform Shopify zie ik ook dat ondernemers er soms niet uitkomen, maar vergeten de helpdesk in te schakelen. Als voorbeeld:

Mijn ervaring is dat webshop-ondernemers te lang, onnodig worstelen om hun administratie op orde te hebben, zoals je hierboven uit de 'slechte' review ontdekt. Jammer! Het kost ze geld, want gek genoeg worden ze hierdoor ook niet bekwaam om hun webshop op te schalen naar hogere omzet, en vooral hogere winst. Aanvaard de hulp van Snelstart en hu partners (o.a.. Webwinkelfacturen.nl)

Probeer het daarom uit, versterk je business >> "Ja, ik wil mijn toekomst veiligstellen met Snelstart"

Ik Ga Vooruit met Snelstart

4. Acumulus - Beste voor zzp'ers/vof'er met online business

Ons oordeel:  Prima pakket, vooral voor zzp online business / kleine webshops

Review: 8.4 (100+ beoordelingen)

Prijs:  €9.95 per maand; €3.95 per maand extra voor automatische bankkoppelng

Ga naar Acumulus

PS    Speciaal voor jou:

Ontvang 30 dagen gratis (test)account én 3 maanden korting op je boekhouding. Aanbod speciaal voor 'zakelijke connecties', en slechts een kilk van je verwijderd.

   [Claim je cadeau hier]

Als je alles zelf wilt doen, zonder boekhouder; ook moeilijke boekingen zijn eenvoudig; een beetje non-fancy uiterlijk, maar ze staat zelfs persoonlijk voor je klaar, weet ik door veel, fijne klantenervaringen

Kant-en-klare gratis plugin installeren in je webwinkel 

Voor internet-winkeliers is een webwinkel een essentieel verkoopkanaal. Acumulus, van het bedrijf SIEL, vindt dat je zoveel mogelijk ruimte moet kunnen gebruiken om te ondernemen. Ze hebben de integratie van je webwinkel(s) met je boekhouding in Acumulus zo eenvoudig mogelijk gemaakt.

Voor nagenoeg alle oplossingen hoef je maar eenmaal in te stellen op welke manier en onder welke voorwaarden je wilt importeren. Je regelt dit in Acumulus of gebruikt, indien nodig een van onze gratis plugins Hier een impressie van de beschikbare koppelingen. Ze leveren een uitgebreidde documentatie mee zodat je het eenvoudig kan instellen.

Test Acumulus Gratis

PS    Speciaal voor jou:

Ontvang 30 dagen gratis (test)account én 3 maanden korting op je boekhouding. Aanbod speciaal voor mijn 'zakelijke connecties', en slechts een kilk van je verwijderd.

   [Claim je cadeau hier]

Het beste deel van Acumulus : 

1. [zelf boekhouden] Zelfstandig aangiften kunnen doen, minder kosten, altijd actuele cijfers; complete jaarrekening is beschikbaar.

2. [gebruiksgemak] Altijd de nieuwste regelgeving ingebouwd waardoor je geen moeilijke boekingen hoeft te doen bij gedeeltelijk aftrekbaarheid of autobijtelling etc

3. [gebruiksgemak] Bizar veel koppelingen beschikbaar voor integratie met banken, betaalproviders, creditcard, webshops,

4. [compleetheid] Goed debiteurenbeheer dat je kan automatiseren

#1 minpunt:

Doordat Acumulus gericht is op zzp'ers en hun ondernemerstaal spreekt, vinden boekhouders het lastig de controle te doen. Dus je bent heel beperkt in de keuze van een boekhouder als je de aangifte IB/jaarrekening uitbesteedt.

Persoonlijke ervaring boekhouder Elma

In 2011 waren veel boekhoudprogramma's offline en ongeschikt voor zzp'ers. Acumulus en e-Boekhouden waren uitzonderingen en uitermate geschikt. Acumulus was zelfs beter omdat het de taal van ondernemers sprak en veel lastige boekingen automatiseerde. Veel boekhouders vonden dit lastig en gaven geen prettige ondersteuning.

Ik sprong in dat gat en hielp veel ondernemers met zelf boekhouden. De meeste zijn nog steeds klant, vooral in de online business, en blijven enthousiast over Acumulus, ondanks het minder fancy uiterlijk. Het gebruiksgemak en de support zijn geweldig!

Verrast jezelf en pak dit op: "Ja, ik wil simpel boekhouden en snel betaald worden met Acumulus!"

Simpel Starten met Acumulus

PS    Speciaal voor jou:

Ontvang 30 dagen gratis (test)account én 3 maanden korting op je boekhouding. Aanbod speciaal voor 'zakelijke connecties', en slechts een kilk van je verwijderd.

    [Claim je cadeau hier]

5. Exact Online

Ons oordeel:  Beste voor grotere webshop; MKB die hun webshop willen opschalen zonder een toenemende administratieve last. 

Review: 8.2 (2078+ beoordelingen)

Prijs:  Start bij €44 per maand; kleine webshop max. €242 per maand; exclusief software van partners

Meer dan 550.000 organisaties vertrouwen voor hun cijfers op Exact. De boekhoudrobot neemt je administratieve werk uit handen, hierdoor bespaar je 70% tijd. De slimme software werkt altijd en overal en is eenvoudig in te stellen. Bijzonder veel partners, gekoppeld aan de software, waarmee ze samenwerken. Dus je kunt maatwerk creëren voor je eigen bedrijf.

Stel je voor:  "Ja, ik wil mijn bedrijf laten groeien met slimme administratie via Exact!"

Test Exact Gratis

Dit zeggen gebruikers over Exact Online:

Het beste deel van Exact Online : 

1. [compleetheid] Geavanceerde software, ERP- en CRM tool voor middelgroot tot grote weshop
2. [gebruiksgemak] Veel integratiemogelijkheden waardoor je modulair kunt werken en je administratie, voorraadbeheer en inkoop volledig kunt automatiseren en optimaliseren.
3. [support] Veel accountants en administratiekantoren gebruiken Exact Online. Er is een implementatieteam bij Exact, gespecialiseerd in webshops. Het vergt wel aansturing vanuit jezelf, is Elma's ervaring.
4. [gebruiksgemak] Veerl rapportagemogelijkheden om je webshop financieel gezond te maken

#1 minpunt:

Kleine ondernemers ervaren de software als duur. Het kost tijd om de vele functionaliteiten te benutten en je eigen processen goed in te richten. Het is dus een investering in de toekomst.

Persoonlijke ervaring boekhouder Elma 

Ik zou de software Exact Online nooit adviseren voor zzp'ers of vof'ers. Het is echter uitermate geschikt voor het MKB, vooral als je bedrijf maatwerk nodig heeft. Dit is vaak het geval bij webshops. Veel ondernemers schrikken echter af door de hoge prijs, vooral wanneer er sprake is van complexe maatwerkoplossingen.

In dat geval is het belangrijk om te denken aan de ROI. Accountants accepteren geen rommelige webshopadministratie, wat hun controlewerkzaamheden tijdrovend kan maken. Met hun uurtarief van minimaal €80, verdien je de software snel terug. Daarnaast levert het minder kopzorgen op en krijg je meer grip op je financiën. Dit is cruciaal om je webshop jaar na jaar rendabel te houden.

Als jij er klaar voor bent: "Ja, ik wil mijn bedrijf laten groeien met slimme administratie via Exact!"

Groei met Exact

Ook voor de leek is het vandaag de dag toegankelijk om een webwinkel te starten en te managen. En toch struikelt men vervolgens vaak over de webshop boekhouding en de facturen goed te verwerken. Vandaar dat ik deze Gids heb gemaakt die je kan downloaden als PDF-naslagwerk.

Wat is het beste online boekhoudprogramma voor webshops? 

Het beste boekhoudprogramma voor een webshop is er eentje die geheel digitaal functioneert en automatismen en koppelingen ingebouwd heeft met o.a. het webwinkel systeem dat je gebruikt, betaalsystemen, online bankieren omgeving en overige relevante verkoop kanalen om administratie voeren zo makkelijk mogelijk te maken voor de webwinkel eigenaar. Er is hier een onderscheid te maken tussen ZZP en MKB webshops en webwinkels gelanceerd door corporaties. Hierboven vind je een aantal boekhoudprogramma’s die ik kan aanbevelen specifiek voor webshops. Deze voldoen alle aan de bovengenoemde verlangens omtrent een ideaal boekhoudprogramma voor webwinkels.

Als je meer keuzes wilt hebben, ga naar:

Vergelijk e-boekhoudsoftware 

Nog een aantal overige overwegingen bij het kiezen zijn: De boekhouder, hoewel het mijn doel is om ondernemers zoveel mogelijk te stimuleren om meer zelf te gaan boekhouden, kan het zijn dat je momenteel nog de diensten benut van een boekhouder. Vraag aan hem of haar wat makkelijkste werkt. Support: de boekhoud software pakketten hier aanbevolen steken goed in elkaar, maar toch kan er onverhoopt iets mis gaan. Geen enkele software is perfect. Maar in zo een geval wil je je wel kunnen beroepen op een helpdesk die kosteloos te benaderen is en snel en adequaat helpt. Ook zullen bepaalde functies wellicht onduidelijk zijn of je weet iets niet te vinden in het programma wanneer je net begonnen bent. Dan is het ook heel fijn als je een live chat kunt raadplegen, of even kunt bellen of een mail sturen en daar tijdens kantooruren of soms zelfs daarbuiten binnen een uur response op hebt. Hierboven genoemde boekhoud oplossingen kennen alle een uitmuntende support. Bij andere boekhoudprogramma’s hier niet vermeld is dit lang niet altijd het geval en in sommige gevallen ben je zelfs aan je lot overgelaten.

Webshop boekhoudsoftprogramma voor zzp'ers?

Voor een zzp'er heb ik ook nog de optie:  Rompslomp.nl

Zie hier een impressie van de koppelingen met het eenvoudige online boekhoudprogramma.

Ga hier naar de website van Rompslomp.nl , speciaal voor zzp'ers gemaakt.

Shopify webshop: Welke boekhoudprogramma's geschikt voor koppeling met Shopify ?

Eenvoudig online boekhouden met een Spopify webshop vergt:

- makkelijke boekhoudsoftware

- uitstekende integratie met je webshop

- simpel te installeren koppeling

De volgende softwareleveranciers ondersteunen je hiermee het beste:

1. Snelstart

2. e-Boekhouden

3. Moneybird

4. Acumulus

5. Rompslomp

Voor de grotere webshops, dus ook geschikt als je nog begint met online ondernemer en je ambitieus bent:

1. Snelstart

2. Exact Online

3. e-Boekhouden

4. Visma Business Software

5. Silvasoft voorraadbeheer

Om eerlijk te zijn bevreemd me het nog steeds dat van de 300+ boekhoudsoftware nog zo weinig een goede koppeling met webshops kunnen realiseren. Gelukkig is de top 5 ook populair onder kleine ondernemers.

Excel voor webwinkel administratie? 

Eigenlijk laakt Excel vrijwel alle verlangens eerder aangekaart. Excel kan een acceptabel middel zijn indien je webwinkel meer een hobby project is, en dat je bijv. valt onder de kleine ondernemersregeling (KOR) van de Belastingdienst. In zo een geval is het allemaal nog wel goed bij te benen, en wil je wellicht de wederkerende kosten van een programma besparen. Maar goed, een programma zoals e-Boekhouden is al beschikbaar voor 7,95 per maand voor kleine ondernemingen. Voor de prijs van een paar kopjes koffie, waarom zou je moeilijk doen met Excel als het ook simpel kan?

In de vergelijkingstool, ook voor webshops, kan je snel de prijzen inzien

De tijd die je kwijt bent aan alle handmatige werkzaamheden die je zult moeten plegen zonder de beschreven automatismen en koppelingen, zijn ook kostbaar. Stel dat je jezelf een relatief laag uurtarief of loon toerekent van 25 Euro per uur. Een uurtje werk en je hebt al meer kosten gemaakt dan als je direct een programma ingezet had. En vaak blijft niet bij 1 uurtje werk wanneer je niet kunt vertrouwen op een dergelijk programma, vaak zijn het meerdere uren tot een werkdag per maand. Excel is foutgevoelig, en is niet ontworpen op maat voor Nederlandse webwinkels, het is een algemene spreadsheet software zonder verdere enige slimme koppelingen en automatisme specifiek voor de Nederlandse belasting vereisten.

Mocht je toch kiezen voor Excel, download dan mijn nuttige gratis Excel template. Dan hoef je niet te beginnen vanaf een lege sheet, en zijn zaken al ingericht. Een goed begin is het halve werk immers. Maar veel beter zou je er aan doen om een aantal kosteloze en vrijblijvende proef abonnementen te proberen van de boekhoudprogramma’s genoemd in dit artikel, zelf een beetje rond te kijken welk programma voor jou het meest intuïtief aanvoelt en waarmee je jezelf kunt zien werken de komende jaren.

Is het verplicht voor een webshop om een koppeling met een boekhoudprogramma te hebben?

Nee! Voordat ik je laat zien waar je als online ondernemer mee te maken hebt in relatie tot je boekhouding, wil ik je iets vertellen. Wist je dat je niet per se je verkoopfacturen in je boekhouding hoeft te hebben? Zolang de facturen in je webshop staan en je de geldstromen kunt bewijzen, dus verklaren. Je kunt met één boeking per maand in je boekhouding/boekhoudprogramma aangeven hoe de omzet via de webshop is geweest. Uiteraard moet je wel aantonen hoe de geldstroom is geweest, hoewel dat niet moeilijk is.

Betalingsproviders zoals Mollie en PayPal staan onder toezicht van autoriteiten, dus de Belastingdienst heeft veel vertrouwen in wat daar gebeurt. Geen witwaspraktijken. Hun rapportage kun je dus als uitgangspunt nemen en die kun je op een bepaalde manier overnemen in je boekhouding. Ik noem het het track&trace-principe.

Ondanks dit principe raad ik je wel aan om een koppeling tussen de webshop en het boekhoudprogramma te nemen. Beter geautomatiseerd dan een maandelijkse handmatige rekensom voor een handmatige boeking. Naast het verminderen van de administratiedruk geeft dit je meer financiële controle en wordt het gemakkelijker om je winst aan te sturen. Dit is het struikelblok voor de meeste webshopeigenaren, zoals blijkt uit mijn praktijk als boekhouder en online ondernemer.

Online boekprogramma voor webshop: wat heb je echt nodig en waarom?

Een slim boekhoudprogramma met webshops in het achterhoofd kan dankzij de koppeling met de webwinkel automatisch facturen aanmaken bij verkopen zonder jouw omkijken. Je wil niet voor iedere sale handmatig een factuur moeten maken, met name als je webwinkel tientallen zo niet honderden bestellingen per dag ontvangt. Dit is niet bij te benen. Betalingen dienen automatisch gekoppeld te worden aan facturen, punt. Anders wordt de administratie voeren voor jouw winkel een monnikenwerk. Ook is het idealiter zo dat bij een verkoop automatisch de omzet verwerkt wordt in de boekhouding en de BTW voor de bijbehorende omzetbelasting aangifte.

1. Snelle btw aangifte door online boekhouden is advies aan webshopeigenaren

Er zijn zelfs boekhoudprogramma’s waarbij je BTW aangifte na het verstrijken van het betreffende kwartaal zo goed als af is, een gespreid bedje. Voor de zekerheid zou je dat dan nog kunnen controleren, even handmatig nagaan, enige menselijke controle is nooit mis, maar daarna kun je gelijk middels iDeal de betaling overmaken aan de Belastingdienst. In een klap is de moeite en stress omtrent BTW aangiftes verleden tijd. En een boete vanwege te laat betalen is er ook niet meer bij. Voor inkopen wil je zien dat het boekhoudprogramma deze kan verwerken aan de hand van bankafschriften die ingelezen worden.

Steeds meer partijen stappen over op zogenaamde UBL facturen. Het zou uitermate handige zijn als het boekhoudprogramma dat jij kiest dit format kan lezen en verwerken. Maar vergeet retourneringen en daaruit vloeiende administratieve consequenties niet. Wanneer een consument een product retourneert, dient er een credit factuur aangemaakt te worden. Idealiter kan het programma ook in deze behoefte voorzien.

2. Hoe bouw je een rendabel webshop en wat heb je nodig van je online boekhouding?

Webshops hebben vaa financiele problemen wegens inkoop. Boekhouden doe je ook als webwinkelier niet alleen voor de Belastingdienst. Dit doe je ook om een vinger aan de pols te hebben v.w.b. de financiële gezondheid van jouw shop. En om voldoende inzicht te hebben in de cijfers om daar besluiten voor bijv. uitbreiding qua producten aanbod of buitenlandse expansie op te kunnen baseren.

Om die reden wil je kiezen voor een systeem met overzichtelijke realtime rapporten van o.a. te betalen btw, winst- en verlies en de jaarrekening. Zodat je hier van tijd tot tijd, wellicht iedere zondagavond bijvoorbeeld, even in kunt pieken, en de koers bij kunt stellen v.w.b. je strategie. Je moet er niet aan denken, maar het kan nog wel eens voorkomen dat een klant niet betaald. Het boekhoudprogramma verschaft idealiter overzicht van welke facturen er nog open zouden staan en stelt in staat gemakkelijk (wellicht zelfs zonder omkijken) automatische betalingsherinneringen te kunnen sturen. Alsmede, wanneer echt noodzakelijk een incasso traject te kunnen starten.

3. Afletteren: match je banktransacties met facturen automatisch

Uniek bij webwinkels is dat bedragen tussen bankafschriften en de factuur nogal eens kunnen verschillen. Oorzaken zijn o.a. kosten van het gekozen betaalsysteem en koersverschillen indien je ook verkoopt aan het buitenland. Dat kan er voor zorgen dat de administratie niet meer herkent welke betaling bij welke rekening hoort. De oplossing is afletteren. Een aantal boekhoudprogramma’s hebben hier een functionaliteit voor zodat jij hier geen omkijken meer naar hebt. Dit kan veel tijd en energie besparen.

4. Internationale webwinkel dus internationale btw-aangifte 

Met webshops is de drempel ook relatief laag om internationaal te gaan handelen. Sterker nog veel Nederlandse MKB ondernemingen moeten wel uitbreiden naar het buitenland indien zij willen schalen. De Nederlandse markt is immers vrij klein. Als je in het buitenland boven bepaalde drempelbedragen uitkomt zal je daar ook btw-aangifte moeten doen en mogelijk btw-tarieven van die landen moeten hanteren. Ook kun je buitenlandse facturen krijgen. Bijvoorbeeld iedere webwinkelier die wel eens geadverteerd heeft op zoekmachine Google zal opgemerkt hebben dat Google Ads voor Europa gevestigd is in Ierland (gunstig belasting klimaat daar, maar laten we dat thema niet gaan oprakelen). En ook voor Facebook advertenties zal je een factuur met adres uit Dublin ontvangen. Idealiter kan het gekozen boekhoudprogramma ook internationale facturen op propere wijze verwerken.

5. Voorraadbeheer

Een zeer belangrijk onderdeel van een gedegen webwinkel administratie is voorraadbeheer. Je wil zo min mogelijk in de situatie komen dat bepaalde populaire producten tijdelijk niet leverbaar zijn. Alsmede, wil je retourneringen zonder omkijken kunnen verwerken. Erg fijn bijvoorbeeld is de automatische functionaliteit dat wanneer een gegeven aantal voorraad bereikt wordt voor een bepaald product, automatisch een inkooporder geprepareerd wordt door je boekhoudprogramma, met daarin een aantal nieuwe inkopen vooraf door jou ingesteld. Jij geeft hier dan nog even een groen licht voor en de inkoop van vervangende voorraad wordt gerealiseerd. Het boekhoudprogramma verwerkt ook de inkoopwaarde automatisch. Een gesmeerd voorraadbeheer zorgt voor optimale cash flow en hoge klanttevredenheid, en is dus een niet te onderschatten component van een gedegen boekhoudprogramma voor webwinkels.

6. Offline en maatwerk

Voor veel MKB ondernemingen blijft lokaal en offline toch ook een belangrijk kanaal. Een fysieke winkel, een evenement of wellicht zelfs een pop-up store kunnen ook nog belangrijke bronnen van omzet vormen. Niet alle boekhoudprogramma’s weten hier echter raad mee. En denk ook aan maatwerk aanvragen of grote bulk bestellingen. In dat soort gevallen wil je afzien van standaard prijzen, en naar gelang aan kunnen passen. Het boekhoudprogramma moet niet rigide zijn en flexibel kunnen inspelen op dit soort ‘out of the box’ situaties.

7. Papierloze webshop administratie door online boekhoudprogramma's

Het spreekt voor zich vanwege het online karakter van een webshop dat je wil kiezen voor een programma dat geheel online werkt, in de cloud en digitale documenten verzorgt. Je zit niet te wachten op archiefkasten vol papieren facturen en bonnetjes. Dat hoeft ook helemaal niet meer vandaag de dag. Idealiter biedt het boekhoudprogramma ook een app met scanner aan. Mocht je onverhoopt toch een papieren inkoopfactuur ontvangen van een leverancier die nog niet helemaal bij de tijd is, dan kun je deze gemakkelijk scannen en laten verwerken in de boekhouding. En de betreffende bon of factuur na de scan linea recta in de ‘recycle bak’ te gooien.

Hoe bouw ik mijn webshop aan de boekhouding?

De innovatieve platformen die e-commerce toegankelijk hebben gemaakt voor een breder publiek, zorgen er ook voor dat de administratie voeren een stuk makkelijker is geworden door koppelingen met populaire boekhoudprogramma’s. Sommige van deze webwinkel systemen hebben reeds ook boekhoudkundige functies ingebouwd. Echter, deze zijn over het algemeen niet afdoende om een volledige administratie te voeren. Hier een paar opties van webshop software:

Webwinkel systemen houden bijv. geen rekening met inkoopkosten en retourneringen, en die moeten wel verwerkt worden. Om die reden zal je dus toch op zoek moeten gaan naar een boekhoud middel te gebruiken naast het webshop systeem. Veel ondernemers zien door de bomen echter het bos niet meer, ook hier lijkt de afgelopen jaren een immense toename geweest te zijn qua boekhoud oplossingen.

Neem hier een voorbeeld van software koppelingen met het populaire boekhoudprogramma e-Boekhouden.nl

Ga hier naar een van de beste boekhoudprogramma's voor webshops: e-Boekhouden.nl

In dit artikel zal ik je bij de hand nemen en bespreken wat de meest belangrijke criteria zijn v.w.b. een boekhoudprogramma die jouw leven als webwinkelier makkelijker maakt en andere overwegingen. Daarbij zal ik mijn geprefereerde top 5 programma’s delen voor zowel kleinere ondernemingen als de zzp'er. En ten slotte, laat ik mijn licht schijnen op de geschiktheid van Excel als administratie middel voor (kleinere) webshops.

Automatiseren: boekhouden zonder omkijken voor webwinkels

Idealiter wil je direct vanaf het begin de slimste keuzen maken v.w.b. boekhoudsoftware om jezelf een hoop tijd en energie besparen. Op een later punt overstappen van boekhoudprogramma brengt de nodige rompslomp met zich mee, dus het valt aan te bevelen om jezelf afdoende te verdiepen in de mogelijkheden van verschillende boekhoudprogramma’s alvorens een keuze te maken.

Een drietal van de beste online boekhoudprogramma's vind je hieronder.

Ik adviseer je ook naar de software-vergelijker te gaan. Je kan specifieke wensen aanvinken waardoor een beter vergelijk.

Vergelijk boekhoudsoftware

Je wil kiezen voor een boekhoudprogramma dat openlijk, expliciet aangegeven heeft de software waar jouw webshop op draait te ondersteunen. Alsmede, wil je koppeling zien met de PSP (Payment Service provider ofwel het betaalsysteem, denk aan Mollie, Multi Safe Pay, Afterpay, enzovoort). Alsmede, kan het boekhoudprogramma idealiter bestanden inzien en verwerken van de online bankieren omgeving van jouw zakelijke rekening (denk aan Mijn ING of wat je geprefereerde bank ook is).

Steeds meer webwinkeliers verkopen ook via andere kanalen als toevoeging op de eigen webwinkel, denk bijv. aan Bol.com, en tegenwoordig ook Amazon.nl. Idealiter, kent het boekhoudprogramma ook een koppeling met deze e-commerce platformen indien je van plan bent hier actief te worden. Het boekhoudprogramma in kwestie dient dus een ‘hub’ een connectiepunt te zijn tussen allerlei platformen waaronder je webwinkel CMS (webwinkel systeem), online bankieren omgeving, betaalsysteem en indien van toepassing overige e-commerce platformen.

Hoe groter en bekender het programma dat je kiest, hoe meer kans je hebt dat die koppelingen bestaan. Immers het wordt pas de moeite en kosten waard voor bijv. de ontwikkelaars van een webwinkel CMS om een plugin of module te ontwikkelen voor een bepaald boekhoudprogramma, wanneer dit boekhoudprogramma ook daadwerkelijk veel gebruikt wordt reeds onder haar klanten.