Excel boekhouding gaat vaak fout door onkunde

3 min

Laatste update: 27 december 2019 door Elma de Bruijn

Wat zou jij doen als je wist dat je door:

weinig Excel vaardigheden je meer belasting betaalt?
slecht inzicht in Excel je vele malen langer bezig bent met je Excel boekhouding?
gebrek aan Excel kennis je verkeerd boekhoudt en daardoor onbetrouwbare aangiften doet?

En het vervelendste is: je hebt het niet in de gaten totdat iemand je erop wijst. Vandaar deze blog voor jou!

Je leert 5 Excel tips waardoor je negatieve gevolgen op je boekhouding en/of financiën vermijdt. En op het eind wacht een kado op jou!

Wat leer jij van Excel boekhouding fouten?

Denk jij nu: “ja, ja, dat zal wel, Elma”? Dan moet ik je teleurstellen dat het geen fabeltje is.

Op dit moment heb ik topdrukte met de aangifte inkomstenbelasting. Heel fijn voor de omzet, maar ik ben ook dagen bezig met corrigeren van veel fouten in de boekhouding. Daar word ook ik niet echt blij van;-)

En voor jou is: tijd = hoge rekening.

Waarom komt het vaker voor?

Handmatige boekingen creëren fouten die veel vaker voorkomen in een Excel boekhouding, dan in een eenvoudig boekhoudprogramma. Eenvoudig online boekhouden is ver geautomatiseerd zonder dat het moeilijkheden geeft voor jou als ondernemer.

Excel boekhouding is bijzonder flexibel, maar heeft het vervelende gevolg: hoge boekhouderskosten en een hoop frustraties!

Veel voorkomende oorzaak: De basis van Excel heb je misschien onder de knie, maar maak je onbewust toch geen fouten in je Excel boekhouding?

Ja zeker, het is waar….

Feiten op basis van mijn praktijk.

Verminder je boekhoudkosten!

Je kunt je boekhouderskosten verminderen door beter te worden met Excel.

Je boekhouding met Excel doen heeft zijn voordelen, het is namelijk goedkoop. Maar dus ook foutgevoelig. De volgende tips helpen je bij het maken van een goede boekhouding in Excel:

Tip 1: Structuur Aanbrengen
Het fijne aan Excel is je verwerkt veel data en tekst. Ga je ongestructureerd te werk dan wordt het chaos. En die mag je boekhouder weer op orde brengen;-)

Een goede TABEL maken biedt al uitkomst. Excel biedt hiervoor meerdere Formats aan (Kijk ook bij MENU / Bestand / Nieuw). Je gaat vervolgens makkelijker data SORTEREN.

Je ziet bijvoorbeeld sneller waaraan je geld uitgeeft,

Tip 2: Juiste Berekening Maken
Vaak tikt een ondernemer voor btw berekeningen, optellingen, maand of tariefberekeningen de cijfers 1 voor 1 in Excel. Jij ook? Tijdrovend en bijzonder foutgevoelig.

Excel heeft diverse, eenvoudige FORMULES. En controle mogelijkheden waardoor je niet direct met je handen in de haren zit als je een foutmelding krijgt.

De =som( ” cel bereik invullen ” ) is al een simpele, handige berekening. Je weet dit misschien al, maar pas jij ook deze knop “Autosom” toe?

Met 1 druk op de knop weet je het totaal bedrag of een gemiddelde etc. Dat kan alleen als je Tip 1 opvolgt.

Tip 3: Gegevens Filteren
Naast gegevens sorteren FILTER je ook makkelijk de omzet van de uitgaven. Of zie je snel in hoeveel je “diverse” uitgaven zijn in een maand. Of voor het hele jaar selecteer je je telefoonkosten.

Dit laatste noemt men Verticaal Zoeken (afkorting in Excel: vert.zoeken onder de menuoptie Formules/Zoeken) . Een uitkomst voor vroegtijdig inzicht in je winst & verlies cijfers.

Je bent hierdoor minder afhankelijk van een boekhouder.

Tip 4: Plaatjes zeggen meer dan cijfers
Een Excel sheet vol met data maakt zelfs mij een beetje gek. Het is zo simpel, telkens maak ik klanten super blij met een grafiekje. In hun hoofd zit vaak een ander beeld over hun bedrijfsfinanciën.

Een Grafiek Toevoegen, binnen 30 seconden, geeft super snel leuke inzichten. Je maakt dus betere keuzes. Essentieel voor financieel goed ondernemen!

Tip 5: Investering en berekeningen
Deze tip is een beetje de omgekeerde weg, maar dat brengt je wel verder op je pad als ondernemer. Door Excel vaardigheden bereken je snel uit dat een investering in een Excel training binnen een paar maanden is terugverdiend.

Hoe voorkom jij fouten in Excel?

Ik sprak recentelijk een medewerker van Learnit – o.a. Excel training expert en vroeg; Maar hoe word je nou snel een professionele Excel gebruiker? Hij gaf me een prachtig voorstel waar ik heel blij om ben, voor jou! Drie E-learning training Excel worden gratis verdeeld over mijn blog lezers. Leuke kans! Deze online training ter waarde van €175,- helpt je verder te komen met Excel. [aanbod is verlopen]