Van achteraf facturen tikken naar vooruitkijken: zo stuur je je bedrijf op data

Als ondernemer ben je waarschijnlijk een flink deel van je tijd kwijt aan de waan van de dag. Facturen versturen, bonnen scannen voor de btw-aangifte en aan het eind van het kwartaal kijken wat er onderaan de streep overblijft. Nuttig én verplicht, maar het is wel ‘achteruitkijken’. Je brengt alleen in kaart wat er al is gebeurd.

In de financiële wereld vindt al een tijdje een grote omslag plaats. Waar de boekhouding vroeger vooral een passief archief was van wat er is uitgegeven, is een moderne administratie een belangrijk stuurwiel voor de toekomst van je bedrijf. Het gaat om vooruitzien en sturen op data.

Die verandering zie je overal. Niet voor niets richten zelfs opleiders in de financiële sector, zoals Aethon binnen hun Traineeship in Finance, zich vandaag de dag primair op datagedreven adviseren en vooruitkijken. Maar hoe pas je deze manier van denken toe in je eigen (kleine) onderneming?

Met deze drie praktische stappen maak je de omslag van reactief boekhouden naar strategisch vooruitkijken.

1. Werk met een cashflowprognose

Veel ondernemers bepalen hoe hun bedrijf ervoor staat door in te loggen op hun bank-app. Staat er voldoende op? Dan gaat het goed. Maar een volle bankrekening vandaag zegt niets over de rekeningen die je over twee maanden moet betalen, of de belastingaangifte die er over een kwartaal aan komt.

Hoe pak je dit aan?

1. Kijk minimaal 3 tot 6 maanden vooruit: Maak een eenvoudig overzicht (in Excel of in je boekhoudpakket) waarin je verwachte inkomsten en uitgaven op kalenderweek of -maand wegzet.
2. Neem bekende pieken op: Verwerk niet alleen vaste lasten, maar ook gereserveerde inkomstenbelasting, btw-afdrachten en geplande investeringen.
3. Anticipeer op dipjes: Zie je dat er over twee maanden een tijdelijke tekort ontstaat door een vakantieperiode of vertraagde klantbetaling? Dan kun je nu al actie ondernemen (bijvoorbeeld door sneller te factureren of een uitgave even uit te stellen).
   
   
   
   
   

2. Kies 3 vaste stuurgetallen (KPI's)

Als kleine ondernemer heb je geen tijd om wekelijks uitgebreide financiële rapportages uit te pluizen. Maar alleen aan het einde van het jaar je jaarrekening bekijken is te laat om nog bij te sturen.

Om snel te zien hoe je bedrijf er écht voor staat, heb je geen ingewikkelde software nodig. Het gaat erom dat je de voor jou belangrijkste KPI’s (Kritieke Prestatie Indicatoren) bijhoudt.

Drie waardevolle stuurgetallen voor zzp'ers en MKB:

1. DSO (Days Sales Outstanding): Hoeveel dagen duurt het gemiddeld voordat een klant jouw factuur betaalt? (Hoe lager, hoe beter voor je liquiditeit).
2. Marges per klant of project: Welke opdrachten leveren onderaan de streep echt de meeste winst op ten opzichte van de bestede tijd?
3. Declarabele uren (voor dienstverleners): Welk percentage van je totale werkweek levert direct omzet op, en hoeveel tijd verdwijnt er in onbetaalde randzaken?

3. Laat automatisering het routinewerk overnemen

Vooruitkijken kost tijd. En die tijd heb je niet als je elke week uren kwijt bent aan het overtypen van bonnetjes of handmatig overboeken van bedragen. Door je administratieve basisstroom zo strak mogelijk te automatiseren, maak je je handen vrij voor de analyse.

Direct toepasbare slimmigheden:

1. Automatische bankkoppeling: Laat je banktransacties dagelijks ophalen en automatisch koppelen aan openstaande verkoop- of inkoopfacturen.
2. Boekhoudsysteem met scan-en-herken: Fotografeer bonnetjes direct via een mobiele app. Slimme boekhoudsystemen herleiden de btw, leverancier en bedragen automatisch.
3. Automatische herinneringen: Stel in dat er bij het verstrijken van de betaaltermijn automatisch een vriendelijke herinneringsmail naar de klant gaat.

Maak van je boekhouding je kompas

Boekhouden voelt voor veel ondernemers als een verplichte bijzaak voor de Belastingdienst. Maar door je proces te automatiseren en bewust een paar maanden vooruit te kijken, verandert je administratie van een verplicht nummer in een nuttig kompas. Zo neem je je zakelijke beslissingen voortaan op basis van keiharde cijfers.