Belastingcontrole voorkomen als zzp'er: Hoe doe je dat?

Belastingcontroles vinden intens plaats vooral voor de btw aangiften van de afgelopen jaren.

Als ondernemer ben jijzelf verantwoordelijk voor je administratie en je belastingaangifte. Ook als je het uitbesteed aan een boekhouder. Hoe pak je het dan op?

Veel ondernemers hebben hun administratie niet goed op orde en daardoor worden er heel wat fouten gemaakt bij de btw-aangiftes en de aangiftes inkomstenbelasting. Ondanks dat er vele boekhoudprogramma’s zijn om ondernemers te ondersteunen.

Excel template helpt je boekhouderskosten te reduceren. Online boekhouden doet dat natuurlijk ook, maar reduceer vooral cruciale fouten in je belastingaangiften.

En of het allemaal nog niet lastig genoeg, is de Belastingdienst ook nog eens hard bezig om extra controles uit te voeren op de btw-aangifte. Ze delen flinke boetes uit en hoge naheffingsaanslagen. Wat doe je hier tegen en kun je hierop bezwaar maken?

Hoe kun je belastingcontrole voorkomen?

Wie zit er te wachten op belastingcontrole, niemand toch? Toch voert de Belastingdienst dit jaar meer controles uit dan voorheen. Je kunt als ondernemer die belastingcontrole voorkomen door te zorgen dat jouw boekhouding voor de volle 100 procent in orde is. Met een perfecte jaarafsluiting houd je de Belastingdienst op afstand.

Natuurlijk wil je nu weten waar de Belastingdienst dan zoal op let. Waar de fiscus naar kijkt is naar je btw-aangiftes over het hele jaar. Kloppen die en zijn deze cijfers ook terug te vinden in je jaarrekening. Maar ze kijken ook of je geen privé kosten van de winst hebt afgetrokken.

Als je btw in het 4^e kwartaal 100 procent correct is, kun jij je jaar afsluiten. Je moet deze gegevens verwerken in je jaarafsluiting en ook de juiste data verzamelen voor zowel de jaarrekening als de aangifte inkomstenbelasting.

Het is zaak dat je dit alles echt goed doet, want als er iets niet klopt, dan kom je niet onder een controle van de Belastingdienst uit. Dit kan behoorlijke gevolgen met zich meebrengen.

Hoe voorkom je dat je onjuiste btw-aangifte doet?

Je btw-aangifte correct en tijdig indienen is behoorlijk lastig, omdat de eisen van de Belastingdienst sterk toenemen. Maar dat niet alleen, ze veranderen ook nog eens snel. En dat maakt het er allemaal niet makkelijker op.

Toch kun je onjuiste btw-aangiftes voorkomen en daardoor geld besparen. Sla met de onderstaande tips je voordeel.

Doe de btw-aangifte zelf 

Zelf je btw-aangifte doen is het voordeligst, je bent geen geld kwijt aan een boekhouder. Daarnaast is het belangrijk om de te betalen btw te reserveren, zodat je niet voor het feit komt te staan, dat je niet weet waar je het geld vandaan moet halen. Door zelf je btw-aangifte te controleren voorkom je gezeur met de Belastingdienst, maar ook een naheffing.

Controleer de btw-aangifte 

Als je de btw-aangifte hebt ingevuld, dan kun je deze het beste controleren. Je voorkomt hierdoor sneller een belastingcontrole. Er zijn drie soorten checks.

Zorg dat je niet na hoeft te denken welke btw-tarief en grootboekrekening (=kostensoort) in te vullen. Je bent dan ook sneller klaar. In Excel boekhouding kan dit niet. Wel in een boekhoudprogramma als Acumulus of e-Boekhouden.

Check op betrouwbaarheid

Het is belangrijk om te checken of btw tarief goed is ingevuld. Het komt nogal eens voor dat de btw foutief is ingevuld in de boekhouding of dat er een foutief tarief is gehanteerd. Dat kan uit onwetendheid zijn, maar ook omdat je geen factuur of bonnetje hebt.

Om te zien of de btw juist is ingevuld kun je je boekhouding checken met behulp van filters en sorteringen. Check ook altijd de factuur of bon. Heb je geen factuur of bon, zorg dan dat je deze achterhaalt, want zonder dit bewijsmateriaal mag je wettelijk gezien de btw niet terugvragen.

Check op volledigheid

De boekhouding moet compleet zijn en dat is hij als alle bonnen en facturen aanwezig zijn. Maar ze moeten ook opgevoerd zijn in je boekhouding.

Vaak komt banksaldo niet overeen in boekhouding; 1 van de 22 meest voorkomende missers in belastingaangiften. Eenvoudig boekhoudprogramma helpt je dit te controleren!

Check ook of het banksaldo overeenkomt met het saldo in de boekhouding. Fouten, die vaak voorkomen zijn dat bank en kas door elkaar gehaald worden, maar ook zakelijk en privé. Zakelijk en privé kun je het beste gescheiden houden door aparte rekeningen te hanteren, een zakelijke rekening voor je bedrijf en een normale betaalrekening voor je privé.

In het 4^e kwartaal moet je zeker checken of alle facturen betaald zijn. Anders krijg je een scheve boekhouding.

Als je klant niet betaald heeft, dus debiteur is, dan heb jij minder geld. Zorg dat je direct ziet wat je debiteurensaldo is en neem actie waardoor je klanten snel betalen.

PS: Dit heeft ook te maken met de eisen van kasstelsel of factuustelsel. Aan één van deze twee moet je boekhouding voldoen.

Check op berekening

Als je de btw berekening hebt gemaakt, kun je het beste deze berekening nog eens extra controleren. Heb je niet per ongeluk een fout gemaakt? Je kunt er beter nu achter komen dat je een fout hebt gemaakt en deze gelijk corrigeren, dan als je btw-aangifte hebt gedaan. Dan is een fout niet meer zo eenvoudig terug te draaien.

Rechten en plichten voor aangifte inkomstenbelasting voor ondernemers

De ZZP-er moet net als andere ondernemers zakelijke aangifte inkomstenbelasting doen. Alleen de regels voor ondernemers zijn heel anders dan die van particulieren. Daarbij heb je als ondernemer een wisselende winst, terwijl je als particulier doorgaans een vast salaris verdient.

Administratie zelf doen en door boekhouder laten controleren

Je kunt je boekhouding natuurlijk uitbesteden aan een boekhouder of accountant, deze zijn gespecialiseerd en weten waar de haken en ogen zitten. Echter een boekhouder kost een heleboel geld. Dat is dan ook de reden waardoor de ZZP-er meestal zelf zijn eigen boekhouding en aangiftes doet. En daar gaat heel veel mis. Want een goede administratie vraagt om de nodige kennis en enige vaardigheden. En die blijkt bij negen van de tien ondernemers toch wel degelijk te ontbreken.

Ondernemers weten vaak niet eens hoe je een goede boekhouding bijhoudt of hoe de perfecte jaarafsluiting er uitziet, laat staan dat ze weten voor welke aftrekposten ze in aanmerking komen. Ze denken vaak dat ze alleen maar recht hebben op aftrekposten zoals de startersaftrek en de zelfstandigenaftrek, maar niets is minder waar. Er zijn nog veel meer aftrekposten waarop een ZZP-er recht heeft en die zijn gescheiden in aftrekposten voor btw en inkomstenbelasting.

Als je weet voor welke aftrekposten je als ondernemer in aanmerking komt, dan kun je veel belastinggeld besparen. Daarnaast loop je ook niet het risico dat je een controle krijgt omdat je belastingaangifte niet goed is ingevuld. Het is dan ook nooit weg om de speciale gids met 101+ aftrekposten aan te schaffen. Maar ook een goed boekhoudprogramma is ook onmisbaar als je zeker wilt zijn van een perfecte zakelijke belastingaangifte. Je doet je boekhouding zelf, maar een boekhouder kijkt over je schouder mee en haalt eventuele fouten er zo uit.

Ken de regels omtrent de bewaarplicht

Belastingcontrole vindt minder vaak plaats over de gehele administratie. Zorg toch dat jij de regels omtrent de bewaarplicht wel kent, dan is je administratie goed gearchiveerd. Mochten er fouten of onduidelijkheden optreden, dan kun je bezwaar maken, want dan heb jij alles op orde en kun je overal bewijsmateriaal voor aandragen.

Steun van de Belastingdienst

De Belastingdienst doet zijn best om je zoveel mogelijk te ondersteunen. Toch kan het nog altijd beter, want de gemiddelde belastingmedewerker zit op een heel ander denkniveau dan veel ondernemers. En dat zorgt voor de nodige frustraties.

Toch doet de Belastingdienst er van alles aan om het voor de ondernemer makkelijker te maken. Zo verdwijnen de blauwe brieven en gaat de belastingdienst digitaal. Voor iedereen is er op mijn.overheid.nl een account beschikbaar, waar je alle informatie omtrent jouw belastingen kunt terugvinden.

Maar dat is nog niet alles. De systemen van overheidsinstellingen worden beter met elkaar gekoppeld. Je hoeft niet langer drie bezwaarschriften in te dienen voor hetzelfde probleem. Het moet allemaal een stuk eenvoudiger worden.

Verschil btw en inkomstenbelasting

Btw is te allen tijde zakelijk, want je int btw van een koper en die moet je weer afdragen aan de fiscus.

De inkomstenbelasting daarentegen is geheel een privé ding. Je geeft hierbij je inkomen door, dat kan loon zijn uit dienstverband, maar ook winst uit onderneming. Er zijn verschillende soorten belastingvoordelen te krijgen, zodat je minder (loon) belasting betaalt. Houdt er rekening mee dat ieder jaar de regels van deze belastingvoordelen veranderen.

Belastingvoordelen kunnen ook op zakelijk vlak aantrekkelijk zijn. Het grootste deel van deze aftrekposten verwerk je in je jaarrekening. De zelfstandigenaftrek echter verwerk je niet in  je jaarrekening, maar op je aangifte inkomstenbelasting.

ZZP-er kan online boekhoudcursussen volgen

Om kosten te drukken, doet de ZZP-er over het algemeen alles zelf. Zelfstandigheid kan helemaal geen kwaad, maar dan moet je door het bos nog wel de bomen kunnen zien. Wil jij als ZZP-er je boekhouding zelfstandig op een perfecte manier doen, dan heb je daarvoor kennis en inzicht nodig. Heb je dat niet, dan kunnen de gevolgen dramatisch zijn.

Misschien is de drempl voor je hoog, maar eenvoudig goedkoop boekhoudprogramma maakt je administratie bijhouden een stuk makkelijker. Het geeft je zelfs meer zekerheid over de financien van je bedrijf.

Volg dan ook online trainingen, zodat jij voldoende kennis kunt vergaren omtrent je boekhouding, btw-aangifte en inkomstenbelasting. Het handige van (online) cursussen is dat je allerlei tools krijgt aangereikt, die je in praktijk kunt brengen.

Bezwaar tegen hoge naheffingsaanslagen

Krijg je een hoge naheffingsaanslag van de Belastingdienst, dan is het zaak om uit te zoeken waarom je die naheffing hebt gekregen. Een belastingcontrole wilt nog niet altijd zeggen dat de belastingdienst gelijk heeft. Heb jij iets fout gedaan, dan ben je natuurlijk verplicht om de naheffingsaanslag te betalen. In veel gevallen is het logisch dat je dat niet in één keer kunt betalen. Gelukkig kun je met de Belastingdienst afspraken maken voor een gespreide betaling in termijnen.

Ben je het echter niet eens met de naheffingsaanslag, dan kun je bezwaar aantekenen. Het bezwaarschrift moet op tijd ingediend worden, dat is binnen 6 weken na dagtekening van de brief. Ben je te laat, dan wordt het bezwaarschrift als verzoekschrift gezien en zo ook behandeld.

Een bezwaarschrift moet daarnaast ook aan bepaalde voorwaarden voldoen om in behandeling te worden genomen. De inhoud van het bezwaarschrift moet er als volgt uitzien:

• Taal: het bezwaarschrift moet het liefst in het Nederlands zijn opgesteld.
• Gegevens: naam, adres en telefoonnummer.
• Waar teken je bezwaar tegen aan: geef precies aan waartegen je bezwaar aantekent.
• Uitstel betaling: als je moet betalen, terecht of onterecht, vraag in het bezwaarschrift ook uitstel van betaling aan totdat het bezwaar is afgehandeld. Benoem het bedrag.
• Motivatie: geef duidelijk weer waar je het niet mee eens bent en ook waarom je dat niet bent.
• Berekening van de in jouw ogen juiste uitslag: vul duidelijk je argumenten in en laat zien wat het volgens jouw moet zijn.
• Mondeling motivatie: geef aan dat je indien noodzakelijk jouw argumenten mondeling wilt toelichten.
• Verzoek om vergoeding kosten: bezwaar aantekenen brengt kosten met zich mee. Je kunt deze gedeeltelijk vergoed krijgen mits je in gelijk wordt gesteld.
• Kopie: stuur altijd een kopie mee van de aanslag. Dan is het direct duidelijk waarover het gaat.
• Handtekening: vergeet nooit de brief te ondertekenen. Anders kan het bezwaarschrift als niet geldig gezien worden.

Vanaf het moment dat jouw bezwaarschrift bij de Belastingdienst binnen is, wordt deze gezien als een verzoek tot uitstel van betaling. Nogmaals, dit wel expliciet aanvragen. Doorgaans wordt die uitstel van betaling ook gegeven, maar soms niet voor het gehele bedrag.

Hulp nodig na een belastingcontrole?

Een boekhouder of fiscalist inschakelen na een belastingcontrole betekent niet dat je afhankelijk van het administratiekantoor wordt. Je kunt ook eenmalige hulp vragen, althans dat is mijn mening. Kijk bij ‘waarom Elma‘ hoe ik er in sta!