arrow_drop_up arrow_drop_down
Factuurprogramma kopen

Hoe het beste factuurprogramma kiezen voor je klein of middelgroot bedrijf

Facturen uitschrijven slokt heel wat tijd op. Factuurprogramma’s maken het creëren, versturen, opvolgen én incasseren van facturen makkelijk, zodat je als ondernemer sneller wordt betaald. Het best van al is nog dat ze van overal te consulteren zijn, thuis of op kantoor, en vanaf ieder toestel, ook gewoon op je smartphone. 

Of je nu op zoek bent naar een professioneel factuurprogramma met talrijke opties, een compleet boekhoudprogramma of een eenvoudige factuurapp om je kleine onderneming er professioneler te laten uitzien, er is factuursoftware voor iedereen.

Een aantal uitstekende opties: 


 


Voordelen van een factuurprogramma

Wanneer je nog twijfelt of je al of niet een factuurprogramma zou aanschaffen, zullen deze voordelen je wellicht wel over de streep kunnen trekken. Het is niet alleen tijdbesparend, maar ze nemen heel wat stress weg die komt kijken bij het factureren op de ouderwetse manier.

Papierloos

Het uitsturen van facturen per post is echt niet meer van deze tijd. Er bestaat niet alleen het risico van verlies, maar het duurt ook langer voor ze je klanten bereiken. En dan hangt het van de klanten af of ze deze brieven laten rondslingeren of ze meteen openen om ze ook meteen te betalen.

Dankzij een factuurprogramma kan je een factuur digitaal versturen zodra je de opdracht afgerond hebt. En met de ruime keuze aan sjablonen zien ze er ook nog eens piekfijn en professioneel uit. De factuur gaat dan rechtstreeks van je telefoon of je laptop naar het e-mailadres van de klant. Je kunt zelfs een leesbevestiging toevoegen zodat je klant achteraf niet kan komen aandraven met het excuus dat de mail in zijn of haar spam zat.

Betaalmethoden

Een goed factuurprogramma biedt ook de mogelijkheid om een ‘nu betalen’ knop aan de factuur toe te voegen. Je klanten kunnen jouw facturen dan onmiddellijk betalen vanaf hun pc of smartphone, en jij hebt die betaling onmiddellijk of uiterlijk daags nadien op de rekening staan. En op die manier kan je je hele betaalproces stroomlijnen. Je klanten zullen je facturen veel sneller betalen dan wanneer ze op een papieren rekening moeten wachten.

Herinneringen en aanmaningen

Eenmaal de factuur uitgestuurd is, kan je tijdstippen inplannen om herinneringen en aanmaningen te sturen wanneer de betaling achterwege blijft. Meer nog, op die manier hoef je zelf niet meer om de haverklap achter late betalers of wanbetalers aan te rennen. Je kunt de vervaldag instellen en ook wanneer het officieel te laat is. Zo kan je helemaal op je werk focussen en ook meer klussen aannemen zonder zorgen over onbetaalde facturen.

Offertes

Sommige factuurprogramma’s voorzien ook in de mogelijkheid om offertes aan te maken. Wanneer de offerte aanvaard wordt, maakt het factuurprogramma later automatisch de factuur aan op basis van deze offerte. Extreem handig en ook transparant naar de klant toe. In die offertes kan je ook meteen de algemene voorwaarden opnemen. En die transparantie leidt uiteindelijk ook tot een grotere klantentevredenheid. Geen gedoe, geen marges voor fouten.

Periodieke facturen

Door een facturatieprogramma te gebruiken voor periodieke of terugkerende facturen bespaar je niet alleen tijd, maar beperk je ook het aantal fouten die kunnen ontstaan wanneer je ze telkens met de hand zou moeten aanmaken.

Online factureren voor debiteurenbeheer

Waar moet je op letten bij de keuze voor een factuurprogramma?

Het zoeken van een geschikt factuurprogramma kan best overweldigend zijn, zeker met het enorme aanbod. Er komen altijd maar nieuwe apps op de markt en oude programma’s worden constant geüpdatet met nieuwe toeters en bellen. Alvorens je opties begint te vergelijken, moet je uitmaken wat je verwacht van een factuurprogramma en wat je echt nodig hebt.

Integraties

Sommige factuurprogramma’s zijn bijna echte boekhoudprogramma’s waar je de hele boekhouding mee kunt verwerken. Als je gaat voor een factuurprogramma pur sang dan moet je erop letten dat je het kunt integreren in de boekhoudsoftware die je al gebruikt. Anders riskeer je dure fouten te maken bij het overbrengen van informatie van het ene programma naar het andere, en loop je onnodig tijdverlies op. Tijd die je natuurlijk liever aan andere belangrijke aspecten van je onderneming wijdt.

Opties

Meer snufjes betekent niet noodzakelijk een beter factuurprogramma, zeker niet wanneer je moet betalen voor functies die je toch nooit gebruikt. Anderzijds wil je ook niet zuinig zijn op betaalde functies die je écht nodig hebt. Als je een factuurprogramma zoekt, kies dan voor een app met minstens de volgende functies:

  • Een generator om facturen aan te maken met sjablonen die je kunt personaliseren met je bedrijfsnaam of logo.
  • Een overzichtelijke interface om onbetaalde facturen op te volgen.
  • Een databank om klantprofielen te bewaren, eerder dan dat je telkens de gegevens van de klant handmatig moet invoeren.
  • Een functie om bonnetjes en rekeningen op te slaan en uit te sturen voor kosten die klanten moeten terugbetalen. Dit is vooral handig voor ondernemers die actief zijn in de dienstensector.
  • Mogelijkheid om te verbinden met verschillende online betaalterminals of betalingsproviders.
  • Digitaal factureren.
  • Extra’s: financiële rapportage, loonadministratie, budgetanalyse en voorraadbeheer.

Gebruiksvriendelijkheid

Als ondernemer maak je gebruik van technologie om taken te vereenvoudigen, niet om de dingen ingewikkelder te maken. Je wil bijvoorbeeld niet iedere keer de gegevens van je klant handmatig invullen of uren spenderen aan het uploaden van bonnetjes en rekeningen. De meeste factuurprogramma’s bieden een gratis proefperiode aan. Maak van deze periode gebruik om spelenderwijs te ervaren of de app al of niet gebruiksvriendelijk is.

Kijk uit naar een factuurprogramma dat zowel op je computer als op je mobiele telefoon handig in gebruik is. Een belangrijk aspect van klantvriendelijkheid is de klantenservice. Zijn ze makkelijk bereikbaar in geval van dringende problemen?

Kostprijs

Budget is altijd een considerabele factor voor ondernemingen, zeker voor starters maar ook voor doorwinterde handelaars. Gelukkig zijn er factuurprogramma’s in alle mogelijke prijsklassen, van gratis met alleen de basisfuncties tot heel duur met allerlei vernuftige opties.

De structuur en de omvang van je bedrijf zal in veel gevallen de kostprijs van het factuurprogramma bepalen. Sommige apps hanteren een vaste abonnementsprijs, terwijl andere programma’s de kostprijs berekenen op basis van het aantal facturen per maand of het aantal klantenprofielen dat je bewaart.

Een factuurprogramma voor iedere ondernemer

Een factuurprogramma aanschaffen is niet zoals het kopen van een pak boter. In een restaurant bestel je ook niet het hele menu, gewoon omdat alle ingrediënten en gerechten zo lekker klinken. Maar met deze tips kom je al een heel eind bij het kopen van het beste factuurprogramma voor jouw klein of middelgroot bedrijf.

Wie je kiezen uit meerdere opties? 

 Ontdek meer opties